Wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych i zasady amortyzacji

Wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych jest kluczowym krokiem w zarządzaniu majątkiem firmy. W artykule omówione zostaną zasady tego procesu, od obliczenia wartości początkowej po różne metody amortyzacji, z jakich można skorzystać, ze szczególnym uwzględnieniem momentu wprowadzenia i rozliczania zmian konstrukcyjnych.

Czym jest środek trwały w firmie?

Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe, które:

• są własnością lub współwłasnością podatnika;
• zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie;
• są kompletne i gotowe do użycia w momencie przyjęcia;
• mają przewidywany okres używania dłuższy niż 12 miesięcy.

Środki trwałe muszą być wykorzystywane w działalności gospodarczej i obejmują także nieruchomości oraz ruchomości oddane w leasingu finansowym, dzierżawie czy najmie. Wśród środków trwałych znajdują się m.in. samochody.

Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy o PIT, amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania: budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością; maszyny, urządzenia i środki transportu; inne przedmioty - o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1, zwane środkami trwałymi.

Ustalenie wartości początkowej samochodu

Podczas wprowadzania samochodu jako środka trwałego istotna jest jego wartość. Przedsiębiorcy nie muszą ewidencjonować środków, których wartość nie przekracza 10 000 zł (netto dla podatników VAT, brutto dla zwolnionych).

Jak ustalić wartość początkową pojazdu?

Zasady te określa artykuł 22g ustawy o PIT. W przypadku:

• odpłatnego nabycia - bierze się pod uwagę cenę zakupu lub wartość rynkową z kosztami związanymi z zakupem do dnia przekazania środka trwałego do użytkowania;
• częściowo odpłatnego nabycia - uwzględnia się cenę nabycia powiększoną o wartość przychodu;
• wytworzenia we własnym zakresie - uwzględniane są koszty wytworzenia;
• nabycia nieodpłatnego - wycenia się według wartości rynkowej z dnia nabycia.

Elementy składowe wartości początkowej

Na wartość odpłatnego nabycia składają się także:

• koszty transportu i ubezpieczenia w drodze - do wartości początkowej nie zalicza się kosztów ubezpieczenia, takich jak AC czy OC;
• wydatki na dodatkowe wyposażenie i jego montaż - koszty akcesoriów wykorzystywanych tylko w tym pojeździe;
• koszty notarialne i skarbowe - zwiększają wartość zakupu, jeśli wystąpiły;
• odsetki i prowizje - jeśli zakup samochodu był sfinansowany kredytem, te koszty również zwiększają wartość początkową;
• cło i podatek akcyzowy - w przypadku importu pojazdu spoza UE, są wliczane do wartości początkowej;
• inne wydatki - mogą obejmować koszty rejestracji pojazdu oraz opłaty związane z tłumaczeniem dokumentów.

Wartość początkową samochodu zwiększają, obok kwoty należnej zbywcy, m.in. koszty związane z zarejestrowaniem pojazdu - o ile poniesiono je przed oddaniem środka trwałego do używania. Będzie tak w sytuacji nabycia samochodu nowego. Inaczej jest z nabytymi pojazdami używanymi, które posiadają ważne tablice rejestracyjne. Nabywca takiego pojazdu (nowy właściciel) powinien dokonać przerejestrowania pojazdu w terminie nieprzekraczającym 30 dni (por. art. 78 ust. 2 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym). Można więc przyjąć, że w większości przypadków nabyty pojazd używany jeszcze przed przerejestrowaniem jest zdatny do użytku.

Nakłady ponoszone na środek trwały przed przyjęciem tego środka do używania, składające się na jego wartość początkową, księguje się na koncie 080 - środki trwałe w budowie. Następnie, pod datą oddania środka trwałego do używania, wprowadza się go w wartości początkowej do ewidencji środków trwałych, poprzez przeksięgowanie wszystkich kosztów zgromadzonych na koncie 080, na konto 011 - środki trwałe. Jeżeli faktury dokumentujące koszty związane z budową środka trwałego wpłynęły do jednostki po przyjęciu tego środka trwałego do używania, to jego wartość początkową jednostka powinna skorygować w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego, w którym te faktury otrzymała.

Amortyzacja samochodu

Amortyzację można naliczać tylko od środków trwałych wprowadzonych do ewidencji. Przedsiębiorcy mogą skorzystać z różnych metod amortyzacji. Zgodnie z art. 22h ust. 2 ustawy o PIT, podatnicy, z zastrzeżeniem art. 22l i 22ł, dokonują wyboru jednej z metod amortyzacji określonej w art. 22i-22k dla poszczególnych środków trwałych przed rozpoczęciem ich amortyzacji; wybraną metodę stosuje się do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego.

Metody amortyzacji

• liniowa - najpopularniejsza, stawka dla samochodów osobowych wynosi 20%, amortyzacja trwa 5 lat;
• indywidualna - odpisy w równych ratach, maksymalna stawka to 40%, okres amortyzacji 30 miesięcy (możliwa, jeśli samochód był użytkowany przez poprzedniego właściciela przez co najmniej 6 miesięcy);
• przyspieszona - stawkę podstawową mnoży się przez 1,4, co daje 28% dla samochodów osobowych, amortyzacja trwa 43 miesiące;
• degresywna - stosowana tylko do samochodów ciężarowych, polega na zwiększaniu początkowej wartości odpisów.

Warto pamiętać, że odpisy amortyzacyjne dla wartości przekraczającej 150 000 zł nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów.

Wprowadzenie samochodu do ewidencji i moment rozpoczęcia amortyzacji

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych mają podatnicy rozliczający się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtem. Zasady prowadzenia ewidencji reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. Ewidencję można ułatwić, korzystając z komercyjnych lub bezpłatnych programów księgowych.

Proces wprowadzenia pojazdu zaczyna się od ustalenia jego wartości początkowej, która zazwyczaj obejmuje cenę zakupu oraz związane z nią koszty (np. transport, ubezpieczenie w drodze).

Moment wprowadzenia do ewidencji

Zgodnie z art. 22n ust. 4 ustawy o PIT, zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w ewidencji najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Natomiast w myśl art. 22n ust. 2 ww. ustawy podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Pojazd możesz wprowadzić do ewidencji środków trwałych dopiero wtedy, gdy jest gotowy do użycia w firmie. Moment przerejestrowania sprawnego i zdatnego do użytku pojazdu, posiadającego aktualne tablice rejestracyjne, nie wpływa na możliwość jego wprowadzenia do ewidencji środków trwałych i rozpoczęcia jego amortyzacji.

Kiedy rozpoczyna się amortyzacja?

W prawie podatkowym (art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy CIT i art. 22h ust. 1 pkt 1 ustawy PIT) przyjęto za zasadę, że amortyzację rozpoczyna się od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia środka trwałego do ewidencji. Dodatkowo, z ust. 8 ww. artykułów wynika, że nie można dokonywać takich odpisów wcześniej niż w miesiącu wprowadzenia do ewidencji.

Suma odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonanych w pierwszym roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji, nie może przekroczyć wartości tych odpisów przypadających za okres od wprowadzenia ich do ewidencji (wykazu) do końca tego roku podatkowego (art. 22h ust. 4 ustawy o PIT).

Amortyzacja według ustawy o rachunkowości

Według ustawy o rachunkowości, amortyzacja środków trwałych rozpoczyna się nie wcześniej niż od momentu przyjęcia ich do używania (art. 32 ust. 1).

Według KSR 11 dokonywanie odpisów amortyzacyjnych może rozpocząć się w miesiącu oddania środka trwałego do użytkowania lub w miesiącu następującym po miesiącu oddania środka trwałego do użytkowania. Nie może to być jednak okres wcześniejszy ani późniejszy. Moment rozpoczęcia dokonywania odpisów amortyzacyjnych określa jednostka w zasadach (polityce) rachunkowości (8.33).

Przykład 1: Amortyzacja miesięczna

Spółka przyjęła do używania w dniu 15 września środek trwały. Może rozpocząć jego amortyzację od tego samego dnia. Wartość początkowa to 60 000 zł, stawka amortyzacji liniowej 14%. Odpis roczny to 8 400 zł, odpis miesięczny to 700 zł, a odpis za wrzesień (od 15 do 30) to 350 zł.

Przykład 2: Amortyzacja od następnego miesiąca

Spółka przyjęła do używania w dniu 15 września środek trwały. W polityce rachunkowości wprowadziła zasadę rozpoczęcia amortyzacji od miesiąca następnego po miesiącu przyjęcia do używania. Wartość początkowa to 75 000 zł, stawka amortyzacji to 20%. Odpis roczny to 15 000 zł, odpis miesięczny to 1250 zł. Pierwszy odpis należy dokonać za październik w kwocie 1250 zł.

Przykład 3: Błąd w rozpoczęciu amortyzacji

Spółka przyjęła do używania w dniu 15 września środek trwały na podstawie dokumentu OT. W polityce rachunkowości wprowadziła zasadę rozpoczęcia amortyzacji od miesiąca następnego po miesiącu przyjęcia do używania. Poprzez błędne wpisanie danych do programu księgowego nie rozpoczęto amortyzacji w odpowiednim momencie. W styczniu roku następnego w trakcie weryfikacji aktywów do celów sporządzenia sprawozdania wykryto błąd. W związku z tym wystawiono polecenie księgowania z datą 31 grudnia i rozliczono zaległą amortyzację za okres od października do grudnia w łącznej kwocie 3750 zł.

Przykład 4: Opóźnione wprowadzenie do ewidencji

Spółka przyjęła do używania w dniu 15 września środek trwały na podstawie dokumentu OT. Dokument ten został wprowadzony do ewidencji rachunkowej dopiero w dniu 23 października. Amortyzację podatkową można rozpocząć najwcześniej od listopada.

Przykład 5: Pominięcie wpisu do ewidencji

Podatnik przyjął do używania w dniu 15 września środek trwały, ale nie wpisał tego faktu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w art. 22n ust. 2 ustawy PIT. Zorientował się, że popełnił błąd dopiero w roku następnym i odpowiedniego zapisu dokonał pod datą 6 marca. Amortyzację podatkową może rozpocząć dopiero od kwietnia, mimo że środek trwały jest faktycznie używany od września roku ubiegłego.

Jednorazowa amortyzacja

W przypadku jednorazowej amortyzacji niskocennego środka trwałego, tzn. o wartości początkowej równej lub nie większej niż 10 000 zł - odpisu można dokonać już w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym. Takie same zasady można przyjąć w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych - pod warunkiem wprowadzenia odpowiedniej informacji do polityki rachunkowości.

W przypadku pozostałych jednorazowych amortyzacji środków trwałych przez małych podatników oraz podatników rozpoczynających działalność gospodarczą (art. 16k ust. 7 CIT, art. 22k ust. 7 PIT) oraz fabrycznie nowych środków trwałych (art. 16k ust. 14 CIT, art. 22k ust. 14 PIT) - odpisu dokonuje się w roku, w którym środki wprowadzono do ewidencji, ale nie wcześniej niż w miesiącu, w którym do ewidencji zostały wprowadzone.

Przykład 6: Jednorazowa amortyzacja fabrycznie nowego środka trwałego

Podatnik przyjął do używania w dniu 15 września fabrycznie nowy środek trwały (grupa 4 KŚT) i w tym samym miesiącu wprowadził go do ewidencji. Postanowił skorzystać z możliwości dokonania jednorazowej amortyzacji podatkowej. Amortyzacji (maksymalnie 100 tys. zł) może dokonać już we wrześniu lub w październiku lub w listopadzie lub w grudniu.

Zmiana konstrukcyjna pojazdu a odpisy amortyzacyjne

W sytuacji, gdy dochodzi do zmian konstrukcyjnych pojazdu, mamy do czynienia z ulepszeniem środka trwałego, o którym stanowi art. 22g ust. 17 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 10 000 zł.

W tym miejscu warto też przywołać treść interpretacji Dyrektora IS w Bydgoszczy z 9 marca 2010 roku (nr ITPB1/415-945/09/PSZ), gdzie można przeczytać, że podatnicy dokonują wyboru jednej z metod amortyzacji dla poszczególnych środków trwałych przed rozpoczęciem ich amortyzacji i wybraną metodę stosuje się do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego. Skoro dany środek trwały został już zamortyzowany prawidłowo, to dokonane w nim późniejsze zmiany konstrukcyjne nie będą miały wpływu na zmianę metody amortyzacji, nie powodują także konieczności skorygowania dokonanych odpisów amortyzacyjnych.

Powyższe oznacza, że jeżeli dochodzi do zmiany konstrukcyjnej pojazdu - w związku z którą mamy do czynienia ze zmianą klasyfikacji środka trwałego - to taki przypadek należy rozpatrywać pod kątem ulepszenia środka trwałego. Po zmianie trzeba zatem stosować nową stawkę amortyzacyjną, natomiast nie jest zasadne korygowanie uprzednio dokonanych odpisów.

Przykład 7: Zmiana klasyfikacji pojazdu po ulepszeniu

Pan Robert prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której zakupił samochód dostawczy o wartości 40 000 zł. Samochód został zaklasyfikowany do KŚT 742 „Samochody ciężarowe” i amortyzowany stawką 20%. Po paru latach mężczyzna dokonał zmian konstrukcyjnych o wartości 11 000 zł, w wyniku czego doszło do przekształcenia pojazdu w kamper klasyfikowany do KŚT 743 „Samochody specjalne” amortyzowane stawką 14%. Wydatek na przebudowę pojazdu trzeba potraktować jako ulepszenie środka trwałego, co oznacza, że wartość początkowa wynosi obecnie 51 000 zł. Wartość początkowa będzie pomniejszona o dotychczas dokonane odpisy amortyzacyjne według stawki 20% i w tym zakresie pan Robert nie powinien dokonywać żadnych wstecznych korekt. Natomiast od momentu zmiany pojazdu w kampera podatnik powinien stosować nową stawkę wynoszącą 14%.

Zmiana konstrukcyjna pojazdu powodująca jednocześnie zmianę w klasyfikacji KŚT wiąże się z koniecznością stosowania nowej stawki amortyzacyjnej.

Zmiana konstrukcyjna pojazdu a wpis do ewidencji środków trwałych

Należy podkreślić, że sama okoliczność dokonania ulepszenia w środku trwałym - nawet jeżeli powoduje zmianę klasyfikacji w ramach KŚT - nie oznacza konieczności wykreślenia środka z ewidencji. Tym bardziej że po zmianie konstrukcyjnej podatnik nie przyjmuje „nowej” wartości początkowej, ale dokonuje odpisów amortyzacyjnych od dotychczasowej wartości początkowej, z tym że stosuje inną stawkę amortyzacyjną.

Całkowita zmiana konstrukcji pojazdu wiąże się z koniecznością dokonania odpowiednich zmian oraz aktualizacji w ramach ewidencji środków trwałych. Podatnik nie powinien wykreślać środka trwałego z ewidencji.

tags: #srodek #trwaly #ciagnik #samochodowy #kiedy #wprowadzamy