VAT-23: Informacje o wewnątrzwspólnotowym nabyciu środków transportu

Czynni podatnicy VAT, którzy planują nabyć pojazd samochodowy od kontrahenta z Unii Europejskiej, muszą dopełnić szeregu obowiązków. Jednym z kluczowych jest złożenie informacji VAT-23 o wewnątrzwspólnotowym nabyciu środków transportu. Obowiązek ten powstaje przed rejestracją samochodu, a jego termin może się różnić w zależności od daty rejestracji pojazdu.

Kiedy należy złożyć formularz VAT-23?

Formularz VAT-23 stanowi informację o wewnątrzwspólnotowym nabyciu nowego lub używanego środka transportu, którą polski podatnik jest zobowiązany złożyć do właściwego urzędu skarbowego. Obowiązek ten powstaje u polskiego nabywcy w następujących sytuacjach:

• Miała miejsce transakcja wewnątrzwspólnotowego nabycia (WNT) nowego lub używanego środka transportu.
• Środek transportu ma zostać zarejestrowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez polskiego nabywcę, lub jeżeli nie podlega rejestracji, będzie użytkowany na terytorium RP.

W przypadku późniejszej rejestracji środka transportu na terytorium RP, mogą pojawić się wątpliwości dotyczące momentu powstania obowiązku podatkowego.

Czym jest i kiedy powstaje wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)?

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) u polskiego czynnego podatnika VAT występuje, gdy:

• Sprzedawcą towarów jest czynny podatnik VAT i podatnik VAT-UE z siedzibą w kraju innym niż terytorium RP.
• Sprzedaż danego towaru nie korzysta ze zwolnienia z VAT ani nie jest rozliczana według procedury VAT-MARŻA.
• Towary są faktycznie transportowane z jednego kraju UE do innego kraju UE, który jest krajem przeznaczenia transportu tych towarów.

Jeżeli przedmiotem zakupu z kraju UE innego niż Polska jest nowy środek transportu, polski nabywca rozpoznaje WNT niezależnie od swojego statusu VAT. Dotyczy to również sytuacji, gdy polski nabywca jest osobą fizyczną.

Obowiązek opodatkowania WNT

Obowiązek opodatkowania (rozliczenia) transakcji WNT w VAT u nabywcy powstaje:

• W dacie wystawienia otrzymanej faktury.
• Najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca po miesiącu otrzymania towarów.

Zakup środka transportu z UE przez polskiego przedsiębiorcę a VAT-23

Polski przedsiębiorca, kupując używany środek transportu z państwa UE innego niż Polska, powinien pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Jeśli doszło do zakupu WNT używanego środka transportu i przedsiębiorca zamierza zarejestrować pojazd w Polsce (lub jeśli pojazd nie podlega rejestracji, ale będzie użytkowany na terytorium RP), musi zapłacić podatek VAT należny od takiego zakupu w ciągu 14 dni od dnia powstania obowiązku opodatkowania transakcji WNT.

Obowiązek opodatkowania (rozliczenia) WNT w VAT u nabywcy powstaje:

• W dacie wystawienia otrzymanej faktury.
• Najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca po miesiącu otrzymania towarów.

Zgodnie z art. 71 ust. 6 Ustawy - Prawo o ruchu drogowym, pojazd sprowadzony z terytorium państwa niebędącego państwem członkowskim Unii Europejskiej, po dokonaniu zwolnienia przez naczelnika urzędu celno-skarbowego do procedury dopuszczenia do obrotu, może być dopuszczony do ruchu na okres 30 dni. Jazda po Polsce sprowadzonym z UE pojazdem po upływie tego terminu może skutkować nałożeniem na nabywcę sankcji finansowych.

Przykład 1: Zakup używanego samochodu osobowego z Niemiec

Polski czynny podatnik VAT i VAT-UE zakupił używany samochód osobowy od firmy z Niemiec (podatnika podatku od wartości dodanej oraz VAT-UE). Otrzymał fakturę dokumentującą transakcję WNT z datą wystawienia 10 grudnia 2024 roku. Samochód został zarejestrowany w Polsce tydzień później.

Polski nabywca ma obowiązek:

• Zapłacić podatek VAT - 23% od kwoty na fakturze zakupu środka transportu do 24 grudnia 2024 roku (czasem 23% VAT jest liczone od kwoty na fakturze zakupu, cła, jeśli wystąpi, oraz innych opłat do dnia zakupu WNT).
• Złożyć informację VAT-23 do 24 grudnia 2024 roku.
• Ująć WNT w JPK_V7 za okres 12/2024 (za IV kwartał 2024 roku).
• Ująć w JPK_V7 w części deklaracyjnej (tabela C, punkt 16, komórka 35) oraz ewidencyjnej za 12/2024 albo za IV kwartał 2024 roku zapłacony podatek VAT od wewnątrzwspólnotowego nabycia środka transportu (punkt 1).

Przykład 2: Zakup używanego samochodu osobowego z Czech

Polski czynny podatnik VAT i VAT-UE zakupił używany samochód osobowy od firmy z Czech (podatnika podatku od wartości dodanej oraz VAT-UE). Otrzymał fakturę dokumentującą transakcję WNT z datą wystawienia 7 stycznia 2025 roku. Podatnik zarejestrował pojazd w Polsce 4 lutego 2025 roku.

Polski nabywca ma obowiązek:

• Zapłacić podatek VAT - 23% od kwoty na fakturze zakupu środka transportu do 21 stycznia 2025 roku (czasem 23% VAT jest liczone od kwoty na fakturze zakupu, cła, jeśli wystąpi, oraz innych opłat do dnia zakupu WNT).
• Ująć WNT w JPK_V7 za okres 01/2025 (za I kwartał 2025 roku).
• Ująć w JPK_V7 w części deklaracyjnej oraz ewidencyjnej za 01/2025 albo za I kwartał 2025 roku zapłacony podatek VAT od wewnątrzwspólnotowego nabycia środka transportu.

Końcowo należy podkreślić, że powyższe przypadki nie wyczerpują w pełni wszystkich sytuacji, jakie w praktyce gospodarczej mogą wystąpić. W przypadku, gdy przedmiotem zakupu jest środek transportu (np. samochód osobowy), który ma być przez nabywcę zarejestrowany na terytorium kraju, zgodnie z art. 103 ust. 3 i 4 ustawy o VAT, w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego, należy zapłacić kwotę podatku z tytułu tego nabycia na rachunek urzędu skarbowego.

Elementem przesądzającym o uznaniu danego pojazdu za środek transportu jest jego przeznaczenie, tzn. przewóz osób lub rzeczy z miejsca na miejsce. Natomiast, jeżeli środek transportu (w tym samochód) nabywany jest w celu odsprzedaży, np. przez podatnika zajmującego się handlem samochodami i nie będzie on przez niego rejestrowany, nie ma obowiązku zapłaty podatku w terminie 14 dni. Zakup ten należy jedynie rozliczyć jako WNT w ewidencji JPK i w części deklaracyjnej.

Sytuacja ulega zmianie przy zmianie kwalifikacji pojazdu z towaru na środek trwały. Organy podatkowe uznają, że w przypadku, gdy następuje zmiana przeznaczenia pojazdu, który pierwotnie został nabyty jako towar handlowy (czyli taki, który nie miał być użytkowany lub rejestrowany przez nabywcę), a następnie podjęto decyzję o jego zarejestrowaniu lub przeznaczeniu do użytkowania w ramach prowadzonej działalności, podatnik ma obowiązek zapłaty podatku VAT wraz z należnymi odsetkami, przyjmując, że termin zapłaty upłynął.

Inne zasady obowiązują w przypadku, gdy przynajmniej jedna ze stron transakcji nie jest podatnikiem VAT lub jest podatnikiem zwolnionym z opodatkowania ze względu na obroty, albo sprzedaż jest opodatkowana w systemie marży.

Ciągnik siodłowy a VAT-23 i odliczenie VAT

W działalności gospodarczej wykorzystywany jest ciągnik siodłowy. W dowodzie rejestracyjnym nie ma podanej dopuszczalnej masy całkowitej (DMC), jest jedynie podana maksymalna masa całkowita przekraczająca 3,5 tony. Od 1 kwietnia 2014 r. obowiązuje zasada, że od wydatków na pojazd samochodowy można odliczać 50% kwoty VAT. Definicję "pojazdów samochodowych" zawiera art. 2 pkt 34 ustawy o VAT - są to pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.

Ustawa o VAT nie definiuje jednak pojęcia "dopuszczalna masa całkowita". Według definicji słownikowej, dopuszczalna masa całkowita (DMC) to łączna masa pojazdu (lub zespołu pojazdów) na postoju, gotowego do drogi wraz z masą ładunku, deklarowana jako dopuszczalna przez właściwe władze państwa rejestracji pojazdu. Z kolei według ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym, dopuszczalna masa całkowita jest to największa masa pojazdu, z uwzględnieniem jego masy własnej oraz masy przenoszonego ładunku, dopuszczalna na określonym drogach.

Powyższe definicje, choć podobne, nie są identyczne. Trzeba zatem pamiętać, że ustalając prawo do odliczenia całego VAT od wydatków na dany pojazd, należy uwzględnić DMC pojazdu, a nie jego maksymalną masę całkowitą.

Problem z określeniem DMC dla ciągnika siodłowego

Pojawia się wątpliwość - co w przypadku, gdy dany pojazd nie ma określonej DMC (tak może być w przypadku ciągników siodłowych)? Do tego problemu odniósł się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 12 maja 2011 r., nr IPPP2/443-118/11-4/JW. Organ podatkowy wyjaśnił, że zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług, ciągnik siodłowy mieści się w grupie ciągników drogowych. Chociaż powyższa interpretacja dotyczyła stanu prawnego obowiązującego do końca 2013 r., również wówczas stosowanie ograniczeń w odliczaniu VAT od wydatków na pojazdy uzależnione było od DMC pojazdu.

Jakiego formularza VAT potrzeba przy kupnie używanego samochodu?

Transakcja wewnątrzwspólnotowego nabycia (bez względu na to, czy środek transportu jest nowy, czy używany) podlega opodatkowaniu w kraju, w którym pojazd będzie wykorzystywany lub zarejestrowany. Podatnik ma obowiązek sporządzić deklarację VAT-23 i zapłacić podatek VAT we właściwym urzędzie skarbowym w ciągu 14 dni od transakcji.

Przedsiębiorca musi pamiętać nie tylko o terminowej zapłacie odpowiedniej kwoty podatku - przepisy ustawy wymagają także złożenia odpowiednich formularzy (składanych do urzędu skarbowego) oraz dostarczenia dokumentacji dotyczącej nabycia danego środka (np. faktura). Wyjątkiem jest sytuacja, w której występują dodatkowe przesłanki zwalniające podatnika z tego obowiązku.

Jeśli podatnik nie będzie rejestrował ani użytkował zakupionego środka transportu na terenie Polski, to nie musi wypełniać dodatkowych deklaracji i formularzy składanych do urzędu skarbowego.

Co powinna zawierać deklaracja VAT-23?

Aby poprawnie wypełnić VAT-23, potrzebne są następujące dane dotyczące środka transportu:

• Marka i model pojazdu
• Numer VIN
• Rok produkcji
• Rok dopuszczenia do użytkowania
• Przebieg (w kilometrach)
• Cena nabycia - zgodna z walutą na fakturze dokumentującej zakup, bez przeliczenia na PLN
• Data faktury i nabycia

Formularz składa się z pięciu sekcji (A-E). W części A wskazuje się urząd skarbowy, w części B dane firmy (imię i nazwisko lub pełna nazwa, adres siedziby firmy lub adres zamieszkania). W części C umieszcza się dane techniczne pojazdu oraz określa jego rodzaj. Sekcja D zawiera podpis osoby składającej deklarację i potwierdzającej prawdziwość danych. Ostatnia kategoria (E) jest przeznaczona na adnotacje pracowników urzędu skarbowego.

Podsumowanie

Nabywając pojazd z terytorium Unii Europejskiej, przedsiębiorca powinien pamiętać o obowiązku zapłaty podatku, złożenia formularza VAT-23 i wysłania do urzędu dokumentacji dotyczącej nabytego środka. Deklaracja VAT-23 to informacja o wewnątrzwspólnotowym nabyciu nowego lub używanego środka transportu. Zgodnie z przepisami, deklaracja VAT-23 musi zostać złożona w terminie 14 dni od daty powstania obowiązku podatkowego.

Przedmiotem WNT może być nowy środek transportu lub inny środek transportu, który zostanie zarejestrowany na obszarze kraju, bądź gdy nie ma obowiązku rejestracji, ale korzysta się z niego na obszarze państwa. Obowiązkiem podatnika jest rozliczenie deklaracji VAT-23 i uregulowanie właściwej kwoty podatku VAT zgodnie z WNT w terminie 14 dni, liczonych od momentu wystąpienia obowiązku podatkowego.

Podatnik dostarcza nie tylko deklarację VAT-23, ale również kopię faktury potwierdzającej nabycie środka transportu. Kwotę podatku, który zostaje wpłacony, należy podać w pozycji 35 części deklaracyjnej i ewidencyjnej JPK. W klasycznych transakcjach WNT informacja o podatku należnym i naliczonym zostaje podana przez czynnego podatnika VAT w JPK_V7 na potrzeby działalności gospodarczej i jest neutralna podatkowo. Jednak w przypadku wyrobów akcyzowych i środków transportu, podatek VAT musi zostać uregulowany „z góry”, a następnie uregulowana kwota odejmowana jest od VAT należnego za dany okres rozliczeniowy.

Art. 103 ust. 3 i 4 ustawy o VAT wskazuje, iż podatnicy nabywający w ramach WNT nowe środki transportu lub inne środki transportu (nowe i używane) mają obowiązek wyliczenia i uregulowania podatku. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 4 sierpnia 2023r. podkreśla konieczność weryfikacji, czy maszyna lub inny środek transportu spełnia warunki do zakwalifikowania jako środek transportu.

Obowiązek podatkowy przypada na dzień wystawienia faktury. Może dojść do sytuacji, gdy faktura została wystawiona z opóźnieniem lub wcale jej nie wystawiono. W takim przypadku obowiązek podatkowy powstaje najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, kiedy odbyła się dostawa towarów. Z kolei dla WNT środków transportu obowiązek podatkowy przypada na moment otrzymania towarów, a najpóźniej w chwili wystawienia faktury, która zawiera podatek od wartości dodanej.

W przypadku gdy przedsiębiorca nie rejestruje pojazdu, a podjął czynności zobowiązujące do złożenia deklaracji podatku jako korekty, zapłaty podatku oraz odsetek za zwłokę, naraża się na dodatkowe opłaty. Składanie „czynnego żalu” nie zwalnia z odpowiedzialności, gdyż przedsiębiorca, pragnąc obejść przepisy, naraził się na dodatkowe opłaty w formie odsetek.

tags: #vat #23 #a #ciagnik #siodlowy